１． 自治会副会長時における決心
平成１５年４月から就任した自治会副会長を引き受けた時、心に決めたことは、生半可な心構えでは務まらない。中途半端より、思い切って背水の陣を敷いて臨もう決心したことである。
したがって、平成15年3月日本損害保険協会の浜松自動車保険請求相談センター所長を退任した後、相談担当等の仕事について保険会社からの誘いを全部断って、副会長業務に専念した。
経済的な面では、年暮らしてあるが、普通の生活であれば暮らしは成り立つので、割り切ることにした。
2. 自治会副会長 在任間に準備したこと
平成1５年度～1６年度における副会長の在任2年間は実に貴重な期間であった。会長就任時にやりたいと思ったことの大筋はこの間にまとめることができたからである。
その気になればかなりのことができた。その分だけ余裕も出来たので新しい発想やアイディアも生まれてきた。
まさに会長業務の事前の助走と期間となったのである。
特に改善をした方が良いと思われることはメモしておき、対策処置案を検討し腹案を必ず持つことにした。
従来から引き継がれてきた「役員のメモランダム」を元にして、自治会運営及び役員業務処理要領（案)を作成するに至った。
(1) 自治会運営に関する事項
自治会の内情は役員になって初めて分かることが多かった。自治会業務は、長年のノウハウがあるはずなのに、意外にまとまったものがなく、慣例で行われていることも多かった。いままではそれでよかったにせよ、将来の自治会の充実発展を考えたら決めるべきことはしっかりと定めるべきとの結論に達した。
特に、自治会会員に関する取り扱い、会費の基準と納入要領、ゴミ集積所の清掃当番、緊急時の対応・処理要領等々である。
配付する資料がメモランダム程度では新入会員に対する理解・周知が不十分であるように見受けた。
これらは体系的にまとめたものではなく、対処療法的にその都度作ってきたものであった。全部まとめたものを1冊にして全戸に印刷配布する等の処置が必要であった。
(2) 各役員の業務処理要領の制定
自治会の各役員の業務処理要領が定かでない。各人各様で標準的なものがないため、申し送りも文書化してこまめに行う人と全く口頭で行い、次の人は見よう真似ようで何とかこなしているなど人様々であった。
自治会の 運営及び役員業務処理の要領はメモランダム]的なもはあったか、体系化されたものがなかった。恒常の業務処理要領を明確化し改善をした方が良いと思った。
(3) パソコン等の活用
その背景にあったもの、長年改善を阻害した要因は、多くの役員がワ－プロ・パソコンを使えない世代であったことである。
ワ－プロ・パソコンなどの機械は敬遠したい。できれば口頭で処理したいとする傾向があった。やろうとすれば自分ができないため他人に頼むことになり、積極的な改善にブレ－キをかけるきらいがあった。
私も最初はワープロ・パソコンが十分に使えなかったが、自算会時代からそれなり努力して使えるようになった。パソコンの利用が自治会業務処理の効率的、迅速化に大きな力を発揮するようになったのである。
3 ．自治会事業及び運営基盤の確立
平成1６年度通常総会において、次年度の自治会役員人事が承認された後、新会長として「平成１７年度事業計画の方針、主要事項」の中で神原町50周年を迎えるにあたって「まちづくり委員会」を設置し、町民の声を吸い上げて「まちづくり構想」を作り上げることを説明し全会一致で承認された。
また、自治会の業務運営について、円滑に実施するための諸施策の推進について、「自治会運営及び役員業務処理要領」の制定について、趣旨説明を行い承認された。
これによって、新会長として副会長在任間に準備してきたことを着実に前え進める基盤が確立されたのである。
4 ．自治会運営及び活動
まちづくり構想に着手する前に、自治会の運営を軌道に乗せる必要があるため、班長会議を開催し、実施計画、自治会運営・役員業務処理要領の周知徹底を図った。
4月から新体制で出発した為、先ず役員相互の内部固めに重点をおいた。
次回は、「まちづくり構想 」をどんな考え方で、どのように進めたかについて触れることとする。
《 平成１７年４月 全役員用 、初年度のため全役員共通とした。 》
